Análisis de situación
El análisis de situación es fundamental como parte de la planeación estratégica de cualquier empresa, negocio o institución, a cualquier nivel y debe quedar expresada de manera explícita o implícita en su plataforma de principios. En Abix Websites alentamos a nuestros clientes a pasar por estos procesos de análisis, definición y planeación estratégica no sólo antes de desarrollar su sitio web, sino antes inclusive de la puesta en marcha del negocio mismo.
Ya en un artículo anterior hablamos de la misión de la empresa como un primer paso hacia la construcción de su plataforma de principios. En el presente artículo abordamos el análisis de situación como la etapa más importante para ubicar a la empresa en un entorno determinado y para plantear una estrategia correcta. Muchos empresarios aprenden a la mala las consecuencias de obviar este análisis.
El análisis de situación es el medio por el cual la empresa realiza un reconocimiento de su realidad tanto en lo interno como del entorno y sirve para valorar, evaluar y analizar variables y factores tanto en el pasado, presente y tendencias proyectadas a futuro.
Análisis de situación a tres niveles
- Atmósfera ambiental
- Entorno específico
- Situación interna
Los primeros dos niveles se ubican en el exterior y el tercero en el interior de la empresa. Existen diversas herramientas que nos permiten realizar este ejercicio, guías y cuestionarios específicos, análisis estructural de los sectores industriales (las 5 F de Porter), análisis de actores claves y el FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
El análisis del entorno es el marco contextual de la planeación estratégica. El ambiente interno de la empresa es el contexto en que se da el trabajo. El punto de partida es reconocer que existen fuerzas en el interno y entorno que actúan influenciando, ya sea obstaculizando o impulsando, la concreción de nuestros propósitos básicos y objetivos estratégicos.
Una visión pro-activa en el análisis es reconocer que también podemos desarrollar acciones estratégicas desde nuestra organización para influir estas fuerzas.
El análisis de situación es un paso crítico en la elaboración del plan estratégico, tomando en cuenta que la calidad y efectividad de las decisiones que se tomen estarán ligadas directamente a la calidad y efectividad de la información generada.
El sistema de planeación contempla la respuesta de la empresa a su medio ambiente presente y futuro con el fin de permitir que el negocio opere con un máximo de congruencia y un mínimo de fricciones en las condiciones cambiantes de un mundo incierto (Wilson, 1983).
Análisis del entorno
Se analizan en detalle una serie de variables, situaciones o condiciones exógenas que afectan o pueden impactar positiva o negativamente el desarrollo de la empresa en el presente o futuro. Se recomienda subdividir los aspectos superestructurales de los correspondientes al entorno específico del sector industrial; el análisis de la atmósfera ambiental y del entorno específico son parte de un todo, sin embargo se propone una metodología que de manera analítica reconozca dos grandes dimensiones del entorno, que a su vez contienen componentes interconectados e interrelacionados entre sí.
Beneficios del análisis del entorno:
- Identificar cuáles son las fuerzas del medio ambiente que a nivel macro influyen o afectan el comportamiento de la empresa e incluso en el sector.
- Analizar el grado y la naturaleza de la influencia.
- Hacer pronósticos sobre las implicaciones posibles en el desarrollo de la empresa.
El análisis de la atmósfera ambiental y el entorno específico se realiza en las dimensiones espacio y tiempo simultáneamente.
Se trata de enfocar cuál es la situación actual del entorno y cómo podría llegar a transformarse en el futuro, identificando las implicaciones para la empresa que se pueden deducir de dicho análisis.
Atmósfera ambiental
Es la parte superestructural que rodea a la empresa y lo componen fuerzas de carácter económico, político, social, cultural, demográfico, jurídico, ecológico y tecnológico.
A fin de lograr un buen nivel de profundidad y concreción, se analizan cada una de estas fuerzas, sin perder de vista que existe interdependencia entre ellas, lo social está totalmente interconectado con lo económico, lo político, etc.
Las diversas categorías que constituyen la visión de la atmósfera ambiental (lo político, económico, social, etc.) se descomponen en variables, situaciones y condiciones para su estudio y al respecto interesa que el análisis de cada uno de estos elementos nos permita:
a) Tener un conocimiento de la variable, factores que lo determinan y la manera como opera.
b) Explicar con profundidad y precisión la manera como incide la variable sobre la organización, es decir, medición cualitativa y cuantitativa de sus efectos, de tal forma que sea factible aprovecharlas, si son oportunidades que ofrece el entorno o contrarrestarlas si son amenazas.
c) Identificar los centros de poder y/o decisión en los cuales se genera y origina el comportamiento de la variable o fenómeno, señalando el grado de incidencia que pueda tener sobre la organización, para orientar el plan de acción que intensifique, atenúe o elimine sus efectos según sea el caso.
El estudio de la atmósfera ambiental en sus diferentes categorías comprende diversas etapas; descriptiva, de análisis y de obtención de conclusiones.
Descriptivo: se trata de revisar todas las variables o situaciones de la categoría que se esté estudiando e identificar aquellas que tienen o puedan tener influencia en la empresa.
Análisis: se trata de explicar cómo influye en las situaciones, condiciones o variables identificadas en el comportamiento de la empresa.
Conclusiones del análisis: deben llevar al desarrollo de razonamientos y enunciados que orienten la formulación del plan estratégico.
Para el análisis de una organización en particular se debe seleccionar aquellas variables que sean pertinentes de acuerdo con la actividad que realiza. Así mismo, deben agregarse variables o contemplar aquellas situaciones e indicadores que particularmente interesan a la organización.
En el mismo contexto, vale la pena anotar que el ámbito del espacio en que debe estudiarse cada variable depende del alcance que tiene la empresa en su operación, mercadeo de bienes o servicios y obtanción de la materia prima, lo cual determinará si el medio ambiente debe ser analizado a nivel local, regional, nacional o internacional.
Componentes del análisis de atmósfera ambiental
- Entorno demográfico
- Entorno económico
- Entorno social
- Entorno político
- Entorno cultural
- Entorno jurídico
- Entorno tecnológico
- Entorno ecológico
Entorno específico
Análisis estructural de los sectores industriales o cinco fuerzas de Porter
A inicios de los 80s, Michael Porter, en su libro «Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors», propuso un modelo para analizar la estructura de lo que él denominó «sectores industriales» que resulta de agrupar para fines de estudio a las empresas que compiten entre sí, produciendo y/o comercializando productos o servicios iguales o similares. Uno de los postulados de este modelo es que en el entorno de la organización existen cinco fuerzas que determinan la rentabilidad a largo plazo de un mercado o de algún segmento de éste.
Esta herramienta es importante cuando se trata de diagnosticar la situación del conjunto de competidores agrupados en el sector industrial y de reconocer las habilidades estratégicas que puede tener cada empresa para crear estrategias que permitan ventajas competitivas sostenibles en el largo plazo.
Las cinco fuerzas competitivas identificadas por Porter
- Amenaza de ingreso de nuevos competidores. El sector industrial o un segmento específico es o no atractivo, dependiendo de si las barreras de entrada son fáciles o no de saltar por nuevos participantes que pueden llegar con nuevos recursos y capacidades para apoderarse de una porción del mercado.
- Amenaza de ingreso de productos sustitutos. Un sector industrial o segmento tiene un tope en sus precios y por ende en su rentabilidad si existen productos sustitutos actuales o potenciales. En dependencia de la base tecnológica, pueden entrar a precios más bajos reduciendo los márgenes de utilidad de la industria.
- Poder de negociación de los proveedores. Los proveedores de un S.I. tendrán una correlación de fuerzas a su favor si están bien organizados gremialmente y cuenten con fuertes recursos para imponer sus condiciones de precio y volumen de producción. Las condiciones que agravarían la situación del S.I. son si los insumos que suministran son claves, no tienen sustitutos, si son escasos, de alto costo o si al proveedor puede ser integrado estratégicamente.
- Poder de negociación de los compradores. La correlación de fuerzas para negociar estará a favor de los clientes si éstos están organizados, si el producto eiene varios o muchos oferentes y/o sustitutos, o si el producto no es muy diferenciado o se puedan hacer sustituciones por igual o menor costo. Generalmente los compradores exigen reducción de precios, mayor calidad y servicios a costa de los márgenes de utilidad de las empresas del S.I.
- Rivalidad entre competidores. Para una organización será más complejo competir en un S.I. o en uno de sus segmentos donde los competidores estén muy bien posicionados, sean muy numerosos y tengan costos fijos altos. La rivalidad generalmente se expresa en: guerras de precios, fuertes y agresivas campañas publicitarias y de mercadeo, promociones y lanzamientos de nuevos productos, lo que a la postre termina beneficiando a los compradores u a otros sectores industriales como es el caso de trasladarle recursos a la industria publicitaria en detrimento de la rentabilidad del propio S.I.
Análisis FODA
Es una herramienta que facilita el análisis de situación interna, al realizar una evaluación de los factores principales que se espera influyan en el cumplimiento de los propósitos básicos de la empresa o institución. Requiere escudriñar y de alguna manera predecir lo que se supone va a ocurrir o las necesidades que se tendrán, además de lo que se debe hacer para estar preparado.
Las fuerzas y las limitaciones son parte del mundo interno de la empresa que pueden tener una influencia directa en el futuro. Las oportunidades y amenazas tienen lugar en el mundo externo de la empresa o institución, que no es controlable pero sí un origen de influencia que debe considerarse en los planes.
Fuerzas
Representan los principales puntos a favor con los que cuenta la empresa o institución en cuatro amplias categorías: potencial humano, capacidad de proceso (equipos, edificios, sistemas), productos, servicios y recursos financieros.
Debilidades o limitaciones
Se prefiere limitaciones a debilidades por que éste implica que algo anda mal o con lo cual se debe convivir como si fuera una discapacidad; envía un mensaje negativo. El término limitaciones contiene menos prejuicio asociado, la debilidad no es más que falta de fuerza. Las limitaciones relacionadas con potencial humano, capacidad de proceso o finanzas se pueden reforzar o tomar acciones a modo que impidan el avance.
Oportunidades
Son eventos o circunstancias que se espera que ocurran o puedan inducirse a que ocurran en el mundo exterior y que podrían tener un impacto positivo en el futuro de la empresa. Esto tiende a aparecer en una o más de las siguientes categorías: mercados, clientes, industria, gobierno, competencia y tecnología.
Amenazas
Son eventos o circunstancias que pueden ocurrir en el mundo exterior y que pudieran tener un impacto negativo en el futuro de la empresa; tienden a aparecer en las mismas grandes categorías que las oportunidades. Con un enfoque creativo, muchas amenazas llegan a tomarse en oportunidades o minimizarse con una planeación cuidadosa.
El análisis FLOA, FODA o DOFA, como se le puede llegar a denominar, representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características de una empresa en particular y el entorno en el cual compite. El FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser utilizado como herramienta por todos los niveles de la organización y en diferentes categorías de análisis tales como producto, mercado, línea de productos, departamento, empresa, área funcional, etc. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis, podrán ser de gran utilidad para la formulación del programa de estrategias para ser incorporadas en el plan estratégico.
Dado que esta herramienta se está utilizando con fines estratégicos (largo plazo) debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito futuro de la organización. Debe resaltar las fortalezas diferenciales internas de manera objetiva y realista, así como las oportunidades y amenazas claves del entorno. El análisis de situación es fundamental para conformar la plataforma de principios y el pilar de la planeación estratégica.
En Abix Websites tenemos una larga experiencia orientando empresas para la conformación de su plataforma de principios y planeación estratégica encaminada a la implementación de esfuerzos comunicativos que deriven en utilidades y una proyección de imagen corporativa exitosa. Escríbenos y estaremos encantados de revisar tu caso y generar propuestas de valor para tu negocio.
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